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¿Cuál es el papel del animador o coordinador de las reuniones?
¿Sabes porque es importante que los líderes en la empresa emprendan un proceso de aprendizaje en oratoria?
Y tu….¿Qué estas haciendo para mejorar las competencias en oratoria en tu empresa y en tu vida, que te permitan inspirar a otros a ir a un siguiente nivel?
Durante estos últimos días estuve impartiendo una conferencia sobre “hablar en público” a una empresa reconocida de la ciudad de Medellín.
En el corto tiempo que pude estar con la audiencia, logré percibir la gran necesidad y el deseo que tienen los diferentes empleados en desarrollar sus habilidades verbales y no verbales para trasmitir sus ideas ante cualquier público.
Necesidad porque en diversas ocasiones deben presentar sus informes de resultados a sus jefes o porque deben persuadir a un cliente sobre un nuevo proyecto. Y deseosos porque durante toda su vida han querido tomarse la palabra contando sus historias. Incluso reconocían que desde el colegio querían hacerlo con más frecuencia, pero lo fueron aplazando.
Es probable que en algún momento de tu vida hayas pensado hacer mejores presentaciones ante el público y te hayan dicho algunos errores que cometiste.
Por suerte, siempre tenemos una segunda o tercera oportunidad.
Los 10 errores a la hora de hablar en público
Cuando me expongo ante un grupo, tengo todas las miradas puestas en cada acción que voy a realizar. Y esa opinión del público será bastante critica. Y esto me asusta bastante y tanto que se me olvida todo lo que había planeado
Te mostraré algunas fallas que he cometido, y que tú, si no le prestas atención no podrás impactar y ser memorable:
1.Seleccionar un tema que no te apasione: Si aceptas impartir una conferencia de un tema que no te conmueve o no te motiva, no lograras emocionar al público.
2.No tener un objetivo claro con la presentación: Es muy frecuente que aunque tengas un objetivo claro, te diluyas o disperses en el transcurso de la charla y sobretodo si das pie a las preguntas del público sin antes darles tus ideas.
3.No prepararse lo suficiente: El contenido y la forma en que quieres trasmitir el discurso serán claves para seducir a tu audiencia. Es necesario escribir, tener un libreto que guíe en forma lógica la atención de los asistentes. Aquí me refiero a la planeación de la estructura del discurso (el libreto o contenido) y a los gestos o las posturas que vas a enfatizar, acompañada de una emoción (la forma).
4.No darle importancia a la expresión corporal: Si no coordinas una acción corporal sea un gesto o una postura con el tema o la historia que cuentas, podrás perder fuerza e impacto en tu exposición.
5.No ensayar previamente: La práctica será el mejor antídoto para dominar la ansiedad y la falta de seguridad. La práctica hace al maestro.
6.No llegar a tiempo al encuentro: Llegar unos minutos tarde a la hora del encuentro puede aumentar tu nerviosismo, estropear la confianza y aumentar la resistencia de la audiencia hacia tu presentación.
7.Extenderse con el tiempo más de lo acordado: Hablar mas de la cuenta puede desmejorar un discurso, y dar la impresión de «egocéntrico». Igualmente, se le falta al respeto a los asistentes por el tiempo pactado anteriormente.
8.Utilizar dispositivas poco atractivas: Las presentaciones en Power Point que son un tablero lleno de texto, aburren al público. Las diapositivas no deben convertirse en el remplazo de tu discurso. Poco texto acompañado de imágenes es lo recomendable.
9.No cuidar la voz antes de comenzar: Comenzar un discurso después de tener una jornada larga de clases puede traer dificultades. Igualmente, tomar bebidas frías sobre exigen a las cuerdas bucales.
10.No captar las resistencias del público: Durante la exposición habrán personas que no estén interesadas, o estarán cansadas, o desmotivadas. Percibir esto te dará elementos para saber cuando estas siendo monótono y así poder aumentar el interés de los participantes modulando el tono de voz o dramatizar una historia.
Tu te expresas como eres
Cómo vemos el mundo, asi nos expresamos
Una herramienta que utilizo en la consulta individual y los procesos grupales es el Eneagrama. Esta es una herramienta de autoconocimiento que facilita la toma de consciencia sobre las tendencias, formas de percibir y funcionar en el mundo y las mutuas relaciones interpersonales.
Describe las nueve maneras de ver el mundo donde cada uno de los “tipos” de personalidad tiene sus correspondientes rasgos, sus limitaciones o puntos ciegos, sus propias características de pensar, de hablar, de comportarse y de ser.
Conociendo el eneatipo, lo puedes aplicar en diversas situaciones y permite comprender a los demás de manera consciente, creativa y natural.
Es esta página puedes realizar un test, que te puede servir para este autodiagnóstico: Clic aqui
¿Te has encontrado alguna vez en una situación en la que tus palabras se han percibido de manera equivocada? O quizás…¿después de escuchar a alguien, te has dado cuenta que no habías oído con precisión lo que la persona quiso trasmitir?
Esto es debido a las distorsiones en la comunicación. Cuando hablamos y cuando escuchamos lo hacemos con los filtros selectivos del juicio.
Estas distorsiones las podemos captar en 3 niveles:
La forma de hablar
El lenguaje corporal y
Los puntos ciegos
Te estarás preguntando que son los puntos ciegos, verdad? Quizá este concepto provenga de la ventana de Johari, una herramienta que analiza el proceso de comunicación y la dinámica de las relaciones interpersonales.
El punto ciego se refiere a lo que ven los demás en nosotros pero que nosotros no lo vemos. Es como querer auto observarse sin un espejo, tanto física como psicológicamente. Necesitamos los espejos de los demás y el feedback para ampliar el concepto que tenemos de nosotros.
Generalmente cuando distorsionamos o malinterpretamos lo que escuchamos, lo hacemos de una forma particular, que la podemos detectar si conocemos el eneatipo propio y del que nos habla.
Si logras conocer cuáles son los filtros selectivos seguro tendrás menos malentendidos. Los mapas no son los territorios.
Para conocer los mapas, que generalmente son automáticos e inconscientes se requiere despertar los sentidos.
Las reacciones de este tipo, tienden a volverse “invisibles al radar” de la consciencia. La respiración consciente, la atención plena y la psicoterapia son ayudas claves para reconocer el actuar del piloto automático.
Veamos una descripción lo mas sucinta posible de cada uno de los nueve tipos. Cada Eneatipo, se clasifica por un número.
1.El perfeccionista: Quiere hacer las cosas bien. Suele ser crítico e idealista y está dotado de una visión clara de «cómo deben ser las cosas».
Forma de hablar: Utiliza palabras como: deber, tener que, hay que, correcto, malo o bueno. Se pone a la defensiva si lo critican. Es una persona precisa, directa, exacta
Lenguaje corporal: Músculos tensionados, postura erguida, ropa bien organizada
Puntos ciegos: se muestra crítico, impaciente o enfadado.
Filtros que distorsionan: Pendiente de cómo el otro se comporta de forma correcta
2. El colaborador: Quiere que lo aprecien por todo lo que hace. Tiende a ser seductor y manipulador emocionalmente y orientado hacia las relaciones interpersonales, Se destaca por el servicio a los clientes internos y externos.
Formas de hablar: Hace halagos, pregunta. Siempre atento a la satisfacción de la otra persona. tono de voz suave hasta seductor.
Lenguaje corporal: Movimientos corporales abiertos y armónicos. Si se pone tenso frunce el ceño y hay tensión facial. Es sonriente y agradable.
Puntos ciegos: Cuando cesa el interés en la otra persona se desentiende rápidamente. Su buena disposición puede ocultar otras intenciones.
Filtros que distorsionan: Caerle bien al otro y viceversa. Que desee ayudar a su interlocutor. O creer que el otro puede hacerle daño a un protegido por este eneatipo.
3.El productor: Quiere que los alaben por cumplir la tarea, es competitivo y de alto rendimiento. Puede ser vistos por los otros como oportunista y superficial.
Formas de hablar: Es directo, va al grano. Evita temas que le hagan caer mal. Se impacienta con las conversaciones largas.
Lenguaje corporal: Aparenta confianza. Se mantiene firme y le espalda erguida. Mira alrededor cada cierto tiempo para comprobar reacciones. Respira profundamente con el pecho.
Puntos ciegos: Le cuesta hablar de sus propias limitaciones. Da la sensación que tiene prisa o deja de lado los demás. Parece brusco o poco sincero
Filtros que distorsionan: No acepta el fracaso. Si el otro no le genera confianza ignora la información que trae.
4.El artista: Es un defensor de la autenticidad, de lo hermoso y verdadero. Es romántico y elitista. Puede ser visto como extravagante o intenso.
Formas de hablar: Habla de si mismo y usa palabras como yo, mi, me, mio. Comenta sus sentimientos y cuenta historias personales. Hace preguntas personales para indagar el sentir del otro.
Lenguaje corporal: Llama la atención para ser percibido en forma exclusiva. Intenso y sus ojos pueden mostrar tristeza.
Puntos ciegos: Pide que se agote una conversación aunque el otro ya no quiera hablar del tema. Puede parecer dramático o sensiblero.
Filtros que distorsionan: Tiene el temor ser infravalorado, al rechazo, a que le conozcan sus defectos.
5.El sabio: Quiere ostentar el dominio intelectual y es desapegado emocionalmente. Prefiere no depender de los caprichos de los otros.
Formas de hablar: Es muy cuidadoso en la elección de las palabras. Aporta información limitada sobre sí mismo. Comunica más ideas que sentimientos.
Lenguaje corporal: Sus ideas llevan poco contenido emocional. Parece controlado y contenido. Poco expresivo corporalmente
Puntos ciegos: Puede parecer poco cálido, distante y arrogante. Parco en palabras y así difícil de comprender. Puede parecer elitista
Filtros que distorsionan: Temor a las expectativas y demandas de atención. Temor a emociones ajenas abrumadoras. Temor a la proximidad física.
6.El solucionador: Es cauto, le preocupa la situacion problemática. Puede ser bueno defensor de un equipo.
Formas de hablar: Plantea preocupaciones e inquietudes del tipo “¿y si…?”.Sus comentarios son analíticos.
Lenguaje corporal: Su semblante puede denotar preocupación. Mirada firme y directa. Parece amable, seductor y comprensivo.
Puntos ciegos: Tendencia a que los demás interpreten sus dudas como una actitud negativa o pesimista. Duda constante de si mismo y preocupación evidente.
Filtros que distorsionan: Falta de confianza en la otra persona y cuestiona si la autoridad es ejercida por los demás en forma correcta
7.El visionario: Quiere mantener activas y abiertas todas la opciones positivas. Tienen dificultades para percibir el lado negativo de un proyecto. Pueden ser visto por los otros como narcisista e irresponsable.
Formas de hablar: Lo hace en forma espontánea y rápida. Un torrente verbal de entusiasmo. Salta de un tema a otro, se dispersa. Alegre y encantador.
Lenguaje corporal: Radiante y sonriente. Semblante animado, acompañado de gestos con sus manos muy expresivos.
Puntos ciegos: Su comportamiento puede que genere en los otros que no lo tomen en serio. Tiene un baile constante de ideas y gesticulaciones.
Filtros que distorsionan: Siente que su competencia se pone en duda. Le disgusta que le pongan limites. Se puede sentir forzado a comprometerse a largo plazo y de algo que no quiere.
8.El Cabecilla: Quiere ejercer el poder y el control. Es dominante y le falta moderación, busca los enfrentamientos. No titubea ante los obstáculos.
Formas de hablar: Visión estratégica. Autoritario y enérgico. Impaciente con los detalles. Demuestra enfado abiertamente. Lenguaje obsceno o grosero.
Lenguaje corporal: Presencia física imponente. Rotundo lenguaje no verbal
Puntos ciegos: Casi todas las personas se sienten intimidadas. Rapidez para formarse una idea global. Su vulnerabilidad puede hacerse patente en forma inconsciente
Filtros que distorsionan: La debilidad ajena. El dominio y la sinceridad
9.El mediador: Evita las discordias, es tranquilizador. Le gusta la ambigüedad. Es un excelente creador de equipos, y es diplomático.
Formas de hablar: Da información detallada en forma secuencial. Tiende a decir “si” cuando quiere decir “no”. Muestra ecuanimidad, nada lo perturba.
Lenguaje corporal: Pocas expresiones fuertes de las emociones negativas. Cómodo y relajado.
Puntos ciegos: Aporta múltiples puntos de vista. Poca asertividad para decir lo que quieren realmente.
Filtros que distorsionan: Ser criticado, ignorado o rebajado. Tiene resistencia a que le exijan que haga algo, o por si mismo, genere el cambio.
El Eneagrama no es un simple recurso para asignar etiquetas, la descripción de los nueve “tipos” es el comienzo. El comprender los diferentes “tipos” ayuda a suavizar patrones rígidos de comportamiento y de relación, ayuda a la planificación, las disputas, y la formación para influir en los demás íntegramente.
Oratoria para orientar reuniones de trabajo
A mi parecer, haré la distinción entre 3 escenarios en el encuentro con grupos:
Conferencias -o sus derivados simposios, foros, etc-, capacitación o talleres participativos sea outdoor o indoor, y reuniones.
Para impartir una conferencia, es más frecuente que tengas que dar una ante un grupo de personas que no conoces. Tendrás momento que te solicitan como experto en un tema y para ello, deberás hablar por mucho rato, y demostrar tu conocimiento antes de dar participación al público.
En las capacitaciones el tiempo puede distribuirse más frecuente en las interacciones con el grupo, y si este es el caso, el orador debe conocer como se moviliza la dinámica grupal. En este tipo de trabajo grupal suele mezclarse taller participativo con terapia grupal. Y es crucial que conserves los limites, si no quieres que el grupo pierda sus propósitos.
Y ya en este punto, quiero abordar las reuniones de trabajo entre diferentes áreas. Aquí se requiere de alguien lidere la reunión, y que le de agilidad y eficacia optimizando tiempo y recursos.
Creo que a todos nos cae bien saber cómo elevar el nivel de productividad y gratificación de las reuniones. Tu como yo, hemos perdido mucho tiempo en reuniones tediosas, desorganizadas e improductivas. Y esto sumado a que la persona que la dirige, tiene dificultades para hablar en público. Resulta fatal.
En la actualidad vale la pena preguntarse si me puedo evitar reuniones para tratar un tema y más bien pueda hacerse la reunión por vía chat, videollamada, un foro o un simple correo.
Veamos entonces, ¿cuál es el papel del animador o coordinador de las reuniones?
Los procedimientos y técnicas que mejoran la calidad de las reuniones, será un tema para otro post.
Es importante que te aclare que el éxito de una reunión, no depende exclusivamente de un buen rol del coordinador, así como del buen uso de las técnicas. Si la actitud de los asistentes no es abierta y colaborativa no habrá resultados positivos.
El facilitador o animador de una reunión es el que alienta, coordina y dinamiza al grupo para que participe y dialogue constructivamente.
Las cualidades humanas de un facilitador son complementadas por el dominio de las técnicas y no al contrario.
¿Y cuáles son esas cualidades que deben considerarse más significativas para ser un buen animador de grupo?
Apertura y amabilidad: se refiere a la capacidad de ser acogedores y tener apertura para generar relaciones de confianza. Es la buena disposición para la acción conjunta.
Escucha activa y empatía: Escuchar sin los juicios y prejuicios implica tener la mayor apertura mental posible. Es ponerse en las perspectiva del otro captando el mensaje y metamensaje, aunque sea muy diversa la opinión.
Sensibilidad: Implica activar el radar para captar lo que sucede en el grupo (la dinámica grupal) y le permita hacer modificaciones del objetivo a las circunstancias. Esto es tacto. Y se expresa en la habilidad de hacer observaciones y críticas sin que implique herir, humillar y violentar.
El tacto lo vamos puliendo con el cultivo de la inteligencia emocional
Saber integrar los antagonismos: Reconocer los conflictos que crean tensión y ayuda hacerle esta pregunta al grupo: ¿Qué es está pasando en el grupo? hay algo que genera malestar?¿Qué grado de cooperación hay?
Capacidad analítica: Implica ayudar a plantear los problemas de forma correcta. Y esto exige pensar con claridad y rapidez.
Sentido del humor: Te aseguro que una reunión si una nota alegre y jocosa se volverá aburridora. Acepta y propicia el humor sin ser discriminatorio o burlesco.
Vitalidad y entusiasmo: Irradia vitalidad y ánimo sin apabullar al grupo con excesivas teorías rebuscadas.
Saber hacer preguntas: Debe ser un maestro en el arte de preguntar, esto hace pensar y dinamiza la participación. Las preguntas poderosas que aporta el coaching nos pueden ayudar a movilizar la participación.
Y para terminar resaltaré los 2 grandes desafíos que tiene un animador de reuniones:
Saber actuar ante lo emergente:
Lo que se tiene preparado se debe ajustar a lo que sucede aquí y ahora en el grupo. Este es un principio que usamos en psicoterapia humanista. Atender lo que emerge como figura del fondo. En otras palabras es tener capacidad de improvisar siendo flexibles. Se trata de incorporar el desorden o caos que emerge sin perder el foco.
Saber manejar las resistencias:
Los conflictos son consecuencias de las resistencias ante un hecho que emerge.
Saber diferenciar los conflictos que atañen a un procedimiento o un objetivo de los conflictos afectivos, que se refieren a los desacuerdos entre los valores. Si ambos conflictos son descuidados, pueden perjudicar el logro de los objetivos y el avance del grupo.
Y recuerda que al finalizar una reunión es importante dejar con claridad las conclusiones y compromisos adquiridos según los objetivos propuestos, preferiblemente en forma escrita.
Razones para poner en marcha el aprendizaje en oratoria en la empresa
Si tuvieras que contratar a un nuevo candidato para un cargo de ventas, seguramente, le examinarías su nivel de competencia de liderazgo y orientación al cliente y te fijarías en aquel que hable y escriba mejor.
Aunque conocemos personas que hablan muy bien pero escriben fatal, creo que un verdadero líder no puede quedarse limitado a una manera de expresarse.
No se trata de hablar más, porque incluso hay personas que parecen pavos reales, que a donde van hace todo el ruido posible para hacerse notar, pero que en esencia no impactan porque o son superficiales, o no cumplen sus promesas.
La única labor que exige que se hable lo más que se pueda es en la de los pilotos, en trayectos largos. Así mantienen la atención sostenida.
Hay personas que predican en el desierto. En una charla a la que asistí recientemente sobre meditación, estuvimos 3 personas. Y el expositor comenzó su discurso y poco logró atraparme. A decir verdad, me estaba durmiendo… y si me dormí. Fueron unos 5 minutos creo. Aún así, el presentador parece que no le importaba esto y no modificó la estrategia para que yo estuviera más interesado. Por tanto, seguí durmiendo. Lo acepto que fue poco respetuoso de mi parte pero de verdad estaba cansado.
Las empresas que actualmente están apostando al desarrollo del potencial de su gente tienen claridad en que los lideres deben mejorarse cada vez mas adquiriendo habilidades comunicativas que le exijan al máximo.
Y esta habilidad en oratoria, no debes considerarla un lujo y creer que sólo le interesa y se le invierte a la formación de altos directivos.
Hay personas que por ser tímidas no han tenido la oportunidad de encontrar a un mentor que les catapulte o tal vez no la han aprovechado por miedo. He acompañado a diferentes profesionales durante los últimos años a entrenarse en esta habilidad y me cuentan sus historias de progreso no solamente en la oratoria sino en sus ascensos laborales.
La forma más directa en que se lleva a una empresa a la meta deseada, es a través de la persuasión, el apoyo, la asesoría y la motivación, y a esto se le llama liderazgo.
La educación y el aprendizaje en las organizaciones es un hecho, y es por ello debemos estar preparados, para llevar la delantera y obtener ventaja competitiva, sobretodo en donde los cambios transcurren a grandes velocidades.
Las organizaciones aprenden porque aprenden las personas. Y para motivar el aprendizaje en nuestro lugar de trabajo, necesitamos entrar a escena como oradores maestros de la palabra.
y para ir terminando ….. estas preguntas te pueden servir:
¿Qué estas haciendo para mejorar tu competencia para hablar en público y asi compartir tus conocimientos y tu experiencia?
¿Cómo te haces notar? ¿Cómo te comunicas ante tus colegas y directivas de tu empresa?
¿Sabes que le haces sentir a tu audiencia cuando te expresas?
Un abrazo,
Álvaro D. Cardona M.